Centottanta persone invitate, un fornitore che non rispondeva al telefono e io in piedi alle sei del mattino in una sala vuota, con la sensazione precisa di aver dimenticato qualcosa. Era il mio primo evento gestito davvero, e per fortuna quella cosa dimenticata erano solo i cartellini segnaposto.
Se stai cercando come diventare event planner, le guide che trovi elencano competenze e caratteristiche personali. Preferisco raccontarti un evento vero dall’inizio alla fine, perché è lì che si capisce se questo mestiere fa per te.
Cosa fa un event planner, e cosa non fa
L’event planner progetta e coordina un evento dalla prima idea al giorno dopo. Non è chi allestisce, non è chi cucina, non è chi fa la musica. È chi decide cosa deve succedere, con quale budget, con quali fornitori e in quale ordine, e chi risponde quando qualcosa salta.
La parte creativa esiste ed è la più raccontata, ma occupa forse il venti per cento del tempo. Il resto è pianificazione, trattativa, telefonate e problemi risolti in tempo reale. Chi entra nel settore pensando di passare le giornate a scegliere allestimenti dura poco.
Il primo evento: il preventivo, voce per voce
Il committente era un’azienda del settore alimentare, l’occasione la presentazione di una linea di prodotti, il budget dodicimila euro. Sembravano tantissimi. Ecco come si sono sciolti.
Location: 3.200 euro per la giornata, comprensiva di allestimento base e personale di sala. È quasi sempre la voce più pesante, ed è la prima da bloccare perché condiziona tutto il resto.
Catering: 3.600 euro, cioè venti euro a persona per un aperitivo in piedi con tre postazioni. Qui ho imparato la lezione più utile del preventivo: il catering si calcola sul numero di partecipanti attesi maggiorato del dieci per cento, mai sul numero di invitati, e la differenza tra i due numeri è la cosa che nessuno ti spiega.
Tecnica: 1.800 euro tra audio, luci e uno schermo per le proiezioni, con tecnico presente. Tagliare su questa voce è la tentazione classica e l’errore classico: un microfono che fischia rovina un evento riuscito.
Allestimento e materiali: 1.400 euro tra fiori, stampe, segnaletica e i famosi segnaposto.
Fotografo e video: 900 euro per mezza giornata con consegna di una selezione in settantadue ore. Su un evento aziendale è una voce che si ripaga, perché quel materiale il cliente lo userà per mesi.
Il mio compenso: 1.100 euro, circa il nove per cento del budget. Sul mercato si ragiona tra il dieci e il quindici per cento per eventi di questa dimensione, oppure a forfait. Io ero all’inizio e ho accettato meno, sapendo che stavo comprando un caso da mettere in portfolio.
Restano circa duecento euro di margine. Questo è il punto che cambia il modo di guardare il mestiere: un preventivo senza voce imprevisti è un preventivo sbagliato. Oggi tengo sempre un cinque per cento accantonato, e quasi sempre serve.
I fornitori: come si scelgono e come si tengono
Il fornitore giusto non è il più economico, è quello che risponde al telefono il giorno dell’evento.
Per ogni voce ho chiesto tre preventivi, e li ho confrontati non solo sul prezzo ma su tre cose: cosa è incluso esattamente, in quanto tempo rispondono a una mail, e se hanno già lavorato in quella location. L’ultimo criterio vale più di uno sconto: un tecnico che conosce l’impianto elettrico della sala ti risparmia due ore di montaggio.
Una regola che uso da allora: tutto per iscritto, anche le cose dette al telefono. Una mail di riepilogo dopo ogni chiamata, con quello che ci siamo detti. Non è burocrazia, è l’unica cosa che ti salva quando un fornitore ricorda un accordo diverso dal tuo.
E una cosa che nessuno dice: i fornitori si scelgono una volta e si tengono per anni. Quelli buoni ti danno priorità quando hai fretta, ti avvisano se vedono un problema nel tuo piano, e a volte ti passano clienti. È il patrimonio vero di chi organizza eventi.
Il cronoprogramma, che è il mestiere
Un evento si costruisce a ritroso dalla data. Questo è lo schema che ho imparato e che uso ancora.
Tre mesi prima: concept approvato dal cliente, budget firmato, location bloccata con acconto. Senza location confermata non si muove nient’altro.
Due mesi prima: fornitori selezionati e confermati, prima bozza della scaletta, inviti pronti.
Un mese prima: inviti partiti, raccolta delle adesioni, piano tecnico chiuso, sopralluogo con il tecnico audio e con il catering.
Due settimane prima: numeri quasi definitivi, scaletta minuto per minuto, elenco dei contatti di tutti i fornitori su un foglio solo.
Una settimana prima: conferma di ogni singolo fornitore, una telefonata a testa. Sembra ridondante, e ogni volta salta fuori almeno una cosa.
Il giorno prima: sopralluogo finale, materiali consegnati, piano B per il meteo se c’è una parte all’aperto.
Quel foglio con tutti i contatti in un posto solo, stampato e non solo sul telefono, è la cosa più utile che porto a un evento.
Il giorno prima, e quello che è andato storto
Alle diciotto del giorno prima mi accorgo che i segnaposto sono rimasti in tipografia, chiusa fino al mattino dopo. Alle sei del mattino sono davanti alla saracinesca ad aspettare, e li ritiro con due ore di anticipo sull’inizio.
Non è stato l’unico problema. Il catering è arrivato con una postazione invece di tre, perché il furgone non entrava nel cortile e hanno dovuto fare tre viaggi a mano. La proiezione è partita con dieci minuti di ritardo perché il portatile del relatore non aveva l’adattatore giusto, che ora tengo sempre nella borsa in tre formati diversi.
Nessuna di queste cose l’ha notata il cliente. Ed è questo il punto del mestiere: il lavoro riuscito è quello di cui non si parla. Chi organizza eventi viene giudicato sull’assenza di problemi visibili, non sulla quantità di problemi risolti.
Le competenze che contano davvero
Dopo qualche anno, se dovessi mettere in ordine quello che serve, direi così.
- Il budget. Saper costruire e difendere un preventivo è la competenza numero uno. Tutto il resto viene dopo.
- La trattativa. Con i fornitori e con il cliente. Dire di no a una richiesta fuori budget, proponendo un’alternativa, è metà del mestiere.
- L’organizzazione scritta. Chi tiene tutto a mente sbaglia. Chi scrive tutto, no.
- La gestione dell’imprevisto. Non la calma, che non si insegna, ma avere un piano B già pronto per le tre cose che saltano più spesso: meteo, tecnica, numeri.
- Un occhio visivo. Serve per capire se un allestimento funziona, anche se non lo realizzi tu.
Quello che conta meno di quanto si creda: essere estroversi. I migliori che conosco sono persone precise, non persone brillanti.
Come si entra, in concreto
Tre strade, le ho viste tutte.
In agenzia di eventi, partendo come assistente. È la strada più formativa: in un anno vedi dieci eventi diversi e impari i tempi veri. Si comincia con compensi bassi e molte ore.
In una location, hotel, villa, spazio per congressi, nel ruolo che segue i clienti. Più stabile, meno creativa, ottima per imparare il lato operativo e costruirsi una rete di fornitori.
Da freelance, di solito dopo uno dei due precedenti. Qui il reddito dipende da quanti eventi porti a casa e da quanto sai preventivare. Sul lato economico c’è il pezzo su quanto guadagna un wedding planner al mese, e le logiche sono le stesse per gli eventi aziendali.
Un consiglio pratico per iniziare: offriti come assistente su eventi veri, anche gratis per i primi due. Un pomeriggio dietro le quinte insegna più di un mese di teoria, e quasi sempre da lì nasce la prima chiamata pagata.
Serve un corso per diventare event planner?
Non è obbligatorio e nessuno ti chiederà un titolo. Serve però una cosa che da soli è difficile costruire: lavorare su eventi reali con qualcuno che ti corregga il preventivo prima che lo veda un cliente.
Nel mio caso il percorso è servito soprattutto per tre cose: il metodo del cronoprogramma, i contatti con fornitori e agenzie, e l’aver gestito un evento vero prima di trovarmi da sola con un budget in mano. Se vuoi vedere come è strutturato, c’è il percorso annuale di Event & Wedding Planning.
Se invece ti interessa la specializzazione sui matrimoni, che ha regole e tempi diversi dagli eventi aziendali, sul blog c’è come diventare wedding planner.
Da dove parti oggi
Prendi un evento a cui hai partecipato di recente, anche una festa di compleanno importante, e prova a ricostruirne il preventivo a ritroso: location, cibo, tecnica, materiali, persone. Poi chiediti dove sarebbe finito il budget se qualcosa fosse saltato.
Se il gioco ti diverte invece di annoiarti, hai la risposta sul fatto che questo mestiere ti si addice. E se vuoi vedere come si lavora su un evento vero prima di scegliere un percorso, il modo più rapido è passare a un Open Day.
Federica C. è un’ex studentessa del percorso di Event & Wedding Planning di DAM Academy e organizza eventi aziendali.