Il primo sopralluogo l’ho fatto da sola, al secondo mese in agenzia, in una villa sui Castelli. Sono tornata in agenzia con quaranta foto del giardino al tramonto e nessuna risposta su dove si sarebbe cambiata la band. La mia titolare ha guardato le foto, ha detto “bellissima” e mi ha rimandata lì il giorno dopo.
Da allora il sopralluogo lo faccio sempre nello stesso ordine: il percorso che faranno gli ospiti, poi quello che faranno i fornitori. Lo racconto qui tappa per tappa, perché è così che lo tengo in testa.
Prima di partire
Chiedo alla location la planimetria con le misure e la capienza massima per ogni spazio, seduti e in piedi. Se non ce l’hanno, è già un’informazione.
Poi controllo a che ora tramonta il sole nel giorno del matrimonio, e se posso prenoto il sopralluogo a quell’ora. Una terrazza vista alle undici di mattina e la stessa terrazza alle sette di sera, a settembre, sono due posti diversi. Lo stesso vale per la stagione. Un giardino che a marzo è perfetto, ad agosto può essere pieno di zanzare: conviene chiedere se fanno la disinfestazione e quando.
Nello zaino: metro laser, un quaderno, il caricatore del telefono. Il metro laser costa poco e risparmia un sacco di discussioni dopo. “Ci stanno venti tavoli rotondi” detto a occhio non vale niente.
Il cancello e il parcheggio
Arrivo in macchina, come gli ospiti, e mi segno quanto ci metto dalla chiesa o dal comune. Se c’è un tratto di strada sterrata, quanto è lungo e se di notte è illuminato. Se il parcheggio è lontano dall’ingresso, chi accompagna le persone anziane e con che cosa. Questa domanda da sola mi ha fatto scartare una location bellissima su una collina, dove dal parcheggio all’ingresso c’erano duecento metri di salita su ghiaia.
Chiedo anche quanti posti auto ci sono davvero e se serve una navetta. Gli ospiti da fuori Roma spesso arrivano tre per macchina, ma i parenti stretti arrivano ognuno con la sua.
Il giardino, la terrazza, il posto per la cerimonia
Qui di solito gli sposi si innamorano, quindi è proprio qui che faccio le domande meno romantiche.
Dove batte il sole all’ora della cerimonia? Gli ospiti seduti in pieno sole a luglio per quaranta minuti se lo ricorderanno più della musica.
Se piove, dove va tutto? Il piano B deve essere uno spazio coperto in cui stanno tutti gli invitati, seduti, già pronto. Una tensostruttura “che si può montare” va bene solo se è chiaro chi la monta, entro quando si decide e quanto costa. Io chiedo sempre la data limite per la decisione: alcune location vogliono saperlo due o tre giorni prima, e con le previsioni a tre giorni si decide un po’ a caso.
La sala
Qui tiro fuori il metro laser. Misuro la sala, l’altezza del soffitto (conta per gli allestimenti appesi e per i palloncini) e la larghezza delle porte. Quest’ultima sembra un dettaglio finché non arriva una torta a quattro piani su un carrello.
Guardo dove sono le prese e quante sono. Faccio una foto a ogni parete, sempre dallo stesso angolo, e poi una foto dal centro della sala verso ogni lato. Servono dopo, quando con il fiorista o con chi fa la mise en place si discute di dove va cosa, e nessuno si ricorda com’era la parete di fondo.
Chiedo se la sala ha vincoli: muri su cui non si può fissare niente, pavimenti delicati, candele vietate. Nelle ville storiche capita spesso, e i fornitori devono saperlo prima, non quando arrivano con il nastro biadesivo.
La cucina e il percorso del catering
Se il catering è della location, chiedo di vedere la cucina e quanti camerieri prevedono per tavolo. Se il catering è esterno, la prima domanda è se è ammesso, e la seconda è se ci sono fornitori obbligatori o “consigliati”. Su questo le location sono molto diverse e le cifre cambiano parecchio.
Poi faccio il percorso dei camerieri: dalla cucina alla sala, dalla sala al giardino. Se devono attraversare il punto dove ballano gli ospiti o passare da un corridoio stretto con i vassoi, il servizio rallenta e i piatti arrivano freddi agli ultimi tavoli.
Il quadro elettrico
È la domanda che i primi tempi dimenticavo sempre. Quanta potenza dà il contatore, e se c’è un generatore. La band, il DJ, le luci, il service audio, le macchine del caffè del catering: si accende tutto insieme verso le dieci di sera, ed è lì che salta la corrente. Io chiedo al service quanti kW servono e alla location quanti ne ha, poi metto in contatto i due tecnici. Il calcolo lo fanno loro, io controllo che si siano sentiti.
Già che ci sono, chiedo dove si cambia la band e dove mangiano i fornitori. Era la domanda che mi era mancata la prima volta.
I bagni
Quanti sono, dove sono rispetto alla sala, se ce n’è uno accessibile. Per un matrimonio da centoventi persone due bagni non bastano, e se sono al piano di sopra la cosa si nota. In alcuni casi conviene noleggiare dei bagni mobili di buona qualità, molto diversi da quelli dei concerti.
Prima di andare via
Alla fine del giro chiedo alla persona della location tre cose, e me le faccio scrivere nel preventivo:
- l’orario limite per la musica e se fuori c’è un limite diverso
- a che ora possono entrare i fornitori per allestire ed entro che ora devono aver smontato
- se nello stesso giorno, o il giorno prima, c’è un altro evento
L’ultima l’ho imparata da una collega. Due matrimoni nello stesso fine settimana nella stessa villa vogliono dire che l’allestimento del primo va smontato prima che si possa montare il secondo, e i tempi si stringono per tutti.
Il giorno dopo
Riordino le foto e le misure in un documento solo, che mando agli sposi e ai fornitori principali. Le domande senza risposta le metto in cima, in grassetto, e le giro alla location. Di solito dopo un sopralluogo ne restano tre o quattro.
Questo modo di lavorare l’ho imparato metà al corso e metà in agenzia. Nel corso di Event Management & Wedding Planner la scelta della location e il coordinamento dei fornitori si studiano in aula, e nei laboratori di wedding planning le stesse domande le abbiamo fatte su progetti veri, con budget e scadenze. La lista però si allunga a ogni matrimonio, perché ogni volta qualcosa va storto in un modo nuovo.
Federica N. si è diplomata a DAM Academy in Event Management & Wedding Planner e lavora come assistente in un’agenzia di wedding planning a Roma.