La prima telefonata arriva sempre allo stesso modo: due persone entusiaste, una data più o meno decisa e una frase che ho sentito decine di volte, “non sappiamo da dove cominciare”. Il mio lavoro comincia lì, in genere undici o dodici mesi prima del giorno.
Se ti stai chiedendo come diventare wedding planner, il modo più onesto che conosco per rispondere è farti vedere come si riempiono quei dodici mesi. Perché il mestiere non è il giorno del matrimonio: è tutto quello che viene prima.
Cosa fa una wedding planner, e cosa no
Progetta e coordina il matrimonio: budget, location, fornitori, tempi, allestimento, e la regia della giornata. Non cucina, non fotografa, non suona e non decora con le proprie mani, anche se capita di farlo per necessità.
La differenza con un event planner aziendale è emotiva prima che tecnica. Qui il committente non è un ufficio marketing, sono due persone che stanno spendendo una cifra importante per un giorno che hanno immaginato per anni, spesso con due famiglie che hanno opinioni forti. Metà del lavoro è gestione delle aspettative, e questa parte non si impara dai tutorial.
Dodici mesi prima: il budget, prima di tutto
La prima riunione vera non parla di fiori. Parla di soldi, ed è la conversazione che decide se il matrimonio andrà bene o male.
Chiedo una cifra massima e la scompongo subito in percentuali, perché quasi nessuno arriva sapendo come si distribuisce. Su un matrimonio da centoventi invitati la ripartizione tipica che uso come punto di partenza è questa: circa metà del budget al ricevimento, poco meno di un quinto tra fotografo e video, un decimo per allestimento e fiori, il resto tra abiti, musica, trasporti, stampe e il mio compenso.
Serve anche stabilire subito due numeri: quanti invitati e quale mese. Il resto si muove di conseguenza, perché una data di giugno in una location richiesta costa il doppio di un venerdì di marzo.
Nove mesi prima: location e i tre fornitori che si prenotano subito
Location, fotografo e catering, in quest’ordine, sono le tre cose che vanno bloccate per prime, perché i professionisti bravi hanno le date buone già occupate da un anno.
È anche il momento del primo no. Quando una coppia si innamora di una location fuori budget, il mio compito non è assecondarla, è mettere sul tavolo l’alternativa che ottiene lo stesso effetto con i soldi che ci sono. Chi non impara a dire di no in questa fase passa i mesi successivi a rincorrere un preventivo che non torna.
Sei mesi prima: il progetto visivo
Qui entra la parte creativa, e arriva più tardi di quanto si immagini. Palette, allestimento, stampe, mise en place, fiori di stagione. Si costruisce una tavola di riferimento e si fa approvare, perché un’idea descritta a parole viene capita in modi diversi da persone diverse.
Il consiglio pratico che do sempre: scegliere fiori di stagione e produzione locale. È la scelta che fa risparmiare di più senza togliere niente all’effetto finale, e la differenza tra un allestimento di aprile con fiori di aprile e uno con fiori importati può valere un migliaio di euro.
Tre mesi prima: i numeri diventano seri
Partono gli inviti, cominciano le conferme, e da lì si aggiustano catering, disposizione dei tavoli, trasporti. Le adesioni non tornano mai al primo giro: si rincorrono, e un dieci per cento di ritardatari è fisiologico.
In questa fase preparo la prima versione della scaletta della giornata e la condivido con i fornitori, così ognuno sa a che ora deve essere dove. Un fotografo che scopre l’orario del taglio della torta il giorno stesso è un fotografo che lo mancherà.
Un mese prima: la scaletta minuto per minuto
Il documento più importante del mio lavoro è un foglio con gli orari: arrivo dei fornitori, preparazione degli sposi, cerimonia, aperitivo, ingresso in sala, portate, discorsi, torta, ballo, congedo.
Ogni riga ha un responsabile e un contatto telefonico. Lo stampo, non lo tengo solo sul telefono, e ne porto tre copie: una per me, una per il responsabile di sala, una per chi coordina la musica.
Contemporaneamente si chiudono i dettagli che sembrano piccoli e che nel giorno diventano enormi: chi ritira gli abiti, chi porta le fedi, dove si parcheggia, cosa succede se piove.
La settimana prima: le telefonate
Chiamo ogni singolo fornitore, uno per uno, anche quelli con cui ho lavorato venti volte. Ogni volta salta fuori almeno una cosa: un orario che ricordavano diverso, un numero di coperti non aggiornato, un furgone che non entra dal cancello piccolo.
Il giorno prima c’è il sopralluogo finale e la consegna dei materiali. Ed è anche il momento in cui vado a dormire presto, perché il giorno dopo si comincia all’alba.
Il giorno: cosa fa la wedding planner mentre gli altri festeggiano
Arrivo prima di tutti e vado via per ultima. Durante la giornata non guardo il matrimonio: guardo l’orologio e le facce dei fornitori.
Il lavoro consiste nell’anticipare di quindici minuti ogni passaggio, nel tenere il ritmo quando la cerimonia slitta, e nel risolvere le tre o quattro cose che vanno storte senza che gli sposi lo sappiano. Nel mio ultimo matrimonio: un ritardo di quaranta minuti in chiesa, una torta arrivata con una decorazione sbagliata e un ospite che si è sentito male. Gli sposi mi hanno ringraziata per la giornata perfetta, e va benissimo così.
Il mestiere riuscito è invisibile. Se ti serve il riconoscimento pubblico per essere soddisfatta del tuo lavoro, questo non è il mestiere giusto.
Quanto costa una wedding planner agli sposi
È la domanda che mi fanno più spesso, quindi rispondo con i numeri che si usano nel settore.
Ci sono tre formule. La percentuale sul budget, di solito tra il dieci e il quindici per cento, che è la più diffusa per il servizio completo. Il forfait, una cifra fissa concordata a inizio percorso, che sui matrimoni medi in Italia parte da qualche migliaio di euro. E il coordinamento del solo giorno, molto più economico, dove gli sposi organizzano tutto e la planner arriva per la regia della giornata.
Vale la pena dirlo agli sposi che esitano: una planner che lavora bene spesso si ripaga da sola, perché conosce i prezzi reali dei fornitori e impedisce gli errori costosi, tipo prenotare una location senza verificare quanto costa portarci dentro il catering.
Quanto si guadagna, dall’altra parte
Dipende da quanti matrimoni segui in una stagione, e la stagione in Italia è concentrata tra maggio e settembre. All’inizio si affianca qualcuno e si guadagna poco, poi si cresce con il passaparola, che in questo settore vale più di qualsiasi pubblicità.
I conti nel dettaglio stanno nel pezzo su quanto guadagna un wedding planner al mese. La cosa da sapere fin da subito è che il reddito è stagionale: si fattura in estate e si vive tutto l’anno, quindi serve gestire la cassa come farebbe un’impresa.
Come si entra nel settore
Quasi nessuno comincia con un matrimonio proprio. Si comincia affiancando, ed è la strada che consiglio: proponiti come assistente a una planner nella tua zona per una stagione intera. Vedrai dieci matrimoni invece di uno, e imparerai i tempi veri.
L’alternativa è entrare da una location o da un catering, dove si impara il lato operativo e si costruisce la rete di fornitori, che è il capitale vero del mestiere.
Sul corso: non è obbligatorio, e nessuno chiede un titolo per firmare un matrimonio. Serve però una cosa difficile da costruire da soli, cioè lavorare su eventi reali con qualcuno che ti corregga il budget e la scaletta prima che lo faccia la realtà. Se vuoi vedere com’è strutturato un percorso, c’è il dipartimento Event & Wedding Planning e l’annuale di Event & Wedding Planning. Se invece ti interessa il lato aziendale, che ha tempi e clienti diversi, un’altra ex studentessa racconta un evento intero in come diventare event planner.
L’esercizio che darei a chi comincia
Prendi il matrimonio di un’amica a cui sei stata invitata e prova a ricostruire il calendario a ritroso: quando hanno bloccato la location, quando sono partiti gli inviti, chi ha coordinato gli orari quel giorno. Poi prova a scrivere la scaletta della giornata, ora per ora, come se dovessi consegnarla ai fornitori.
Se quel foglio ti viene bene e ti diverte scriverlo, hai già capito che tipo di lavoro è. E se vuoi parlarne con chi lo insegna, si fa a un Open Day.
Ilaria F. è un’ex studentessa del percorso di Event & Wedding Planning di DAM Academy e organizza matrimoni.